国立大学法人東京学芸大学文書処理規則

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭和52年12月21日
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　規　則　第 ８ 号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　改正（施行）昭53則２（53．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭57則２（57．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭57則５（57．９．４）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭59則４（59．10．６）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭62則７（62．５．30）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昭63則３（63．４．８）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平元則１（元．１．27）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平元則10（元．12．25）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平５則３（５．７．28）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平６則１（６．２．23）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平６則18（６．６．29）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平７則３（７．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平９則７（９．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平10則８（10．４．９）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平12則１（12．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平14則１（14．４．８）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平17則５（17．３．31）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平17則７（17．４．11）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平17則18（17．11．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平18則１（18．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平18則11（18．４．１）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　平19則19（19．４．１）
                                                    平19則29（19．10．１）
                                                    平20則16（20．４．１）
                                                    平21則18（21．４．14）
                                                    平21則26（21．７．１）
                                                    平22則14（22．６．７）
                                                    平23則07（23．４．１）
                                                    平23則10（23．10．１）
                                                    平24則07（24．５．14）
                                                    平25則２（25．２．５）
                                                    平25則８（25．４．１）
                                                    平25則７（25．６．10）
                                                    平25則26（25．12．18）
                                                    平26則５（26．６．５）
                                                    平28則14（28．４．１）
                                                    平28則17（28．４．１）
                                                    平29則16（29．５．９）
                                                    平31則３（31．４．26）
                                                    令２則18（２．５．７）
                                                    令２則24（２．10．６）
                                                    令３則20（３．４．22）
                                                    令４則15（４．４．27）
                                                    令４則18（４．６．１）
                                                    令５則18（５．４．１）
                                                    令５則20（５．５．９）
                                                    令６則23（６．４．１）
                                                    令７則１（７．４．１）
                                                    令８則30（８．４．16）

　（趣旨）
第１条　国立大学法人東京学芸大学（以下「本学」という。）における文書の取扱
　いは，別に定めのあるもののほか，この規則の定めるところによる。
　（定義）
第２条　この規則で「文書」とは，本学所掌事務に係る内容を有する文書類で，次
　に掲げるものをいう。
　(1) 起案文書
　(2) 本学名，本学各部局課名又は職名をあて名とする文書（以下「受信文書」と
　　いう。）
　(3) 本学名，本学各部局課名又は職名をもって発信する文書（以下「発信文書」
　　という。）
２　この規則で「文書担当係」とは，各課の庶務担当係（附属学校にあっては，当
　該地区の事務係）をいう。
３　この規則で「各部局課名，各部課，各課，所掌課，他の課，関係課，起案課，
　合議課，保存課，課名，課長及び課」の課とは，法人戦略室及び監査室を含めて
　いう。
　（学内文書の取扱い）
第３条　前条第１項の文書のうち，学内における通知，依頼，照会，回答等に関す
　る文書については，原則として電子メール等による送付又は電子掲示板等への掲
　示により行うこととする。
　（帳簿）
第４条　第２条の文書を処理するため，文書件名簿及び公印使用簿（様式第１）を
　置く。
２　文書件名簿は，総務課法規係の管理のもと，学内の共有フォルダに置き，公印
　使用簿は，国立大学法人東京学芸大学公印規則（昭和57年規則第４号。以下「公
　印規則」という。）第３条に規定する公印管守責任者が配置されている部局又は
　課に置く。
　（文書記号番号）
第５条　文書記号は，別表に定めるとおりとする。
２　文書番号は，記号ごとに付し，毎年４月１日に更新する。
　（受信文書の配布）
第６条　文書担当係は，受信文書を接受したときは，文書記号番号及び受付年月日
　を記入し，文書件名簿に登載する。
２　受信文書に件名が明記されていないときは，文書担当係において適宜件名を付
　すものとする。
　（起案文書の作成）
第７条　起案文書の作成は，特に定めのある場合を除き，東京学芸大学原議書（様
　式第２）により行い，次の各号に定めるところによるものとする。ただし，定例
　的なもの又は簡易なものについては，文書の余白を利用する等原議書を用いずに
　適当な方法により起案することができる。
　(1) １案件につき１件とすること。
　(2) 横書き左とじを原則とすること。
　(3) 「文部省公文書の書式と文例」を参考とすること。
　(4) 当該文書作成の基となる受信文書及び参考資料等を添付すること。
　（起案文書の訂正）
第８条　起案文書の訂正は，起案者が行わなければならない。
　（決裁）
第９条　起案文書は，名義者の決裁を得て施行するものとする。
２　起案文書の名義者及び決裁については，別に定める。
　（合議）
第１０条　起案文書の内容が他の課（係）の所掌事務に関係あるときは，当該関係
　課（係）に回付して合議しなければならない。
　（合議文書の訂正）
第１１条　合議のため回付された起案文書の訂正は，起案課（係）及び他の合議課
　（係）と協議して行うものとする。
　（合議文書の回付）
第１２条　合議課（係）の回付を終了した起案文書は，当該合議課（係）の文書担
　当係が他の合議課（係）又は起案課（係）の文書担当係に回付するものとする。
　（回付を完了した起案文書の処理）
第１３条　回付を完了した起案文書は，文書担当係において文書件名簿に所定の処
　理を行う。
　（秘密文書）
第１４条　この規則で「秘密文書」とは，文書（図画及び電磁的記録を含む。以下
　同じ。）のうち，秘密保全の必要のあるものをいう。
２　秘密文書の指定及び作成は，必要最低限にとどめるよう努めなければならない。
　（秘密文書の区分・指定）
第１５条　秘密文書の区分は，次に掲げるところによる。
　(1) 秘　秘密の保護が高度に必要であって，関係者以外には知らせてはならない
　　もの
　(2) 部外秘　秘に次ぐ程度の秘密であって，通常，部内の使用のみにとどめるも
　　の
２　前項の秘密文書の区分の指定は，当該秘密文書を所管する課長（以下「指定者」
　という。）が行う。
３　指定者は，前項の指定を行うときは，あらかじめ秘密文書として取り扱う期間
　を定めるものとする。
４　指定者は，前項の期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密にしておく必
　要がなくなったと認めるときは，その指定を解除し，その旨を当該秘密文書の関
　係者に連絡するものとする。
　（秘密文書の取扱責任者）
第１６条　秘密文書の取扱責任者は，指定者とする。
　（秘密文書の送達）
第１７条　秘密文書を送達するときは，指定者がその都度指定する方法により送達
　するものとする。
　（秘密文書の複製）
第１８条　秘密文書の複製は，指定者の承認を得ない限り，これを認めない。
２　秘密文書を複製したときは，原本に複製部数と配布先を明記しなければならな
　い。
　（秘密文書の保管）
第１９条　秘密文書を保管するときは，金庫等施錠のできる書庫に保管するものと
　する。
　（秘密文書の処分）
第２０条　秘密文書を保管する必要がなくなったときは，当該秘密文書を焼却する
　等復元することができない方法により処分しなければならない。
　（他の行政機関から接受した秘密文書の取扱い）
第２１条　他の行政機関等から接受した秘密文書は，当該秘密文書の区分を尊重し，
　この規則に定めるところに準じて取り扱うものとする。
　（持回り）
第２２条　次の起案文書は，持回りにより処理するものとする。
　(1) 秘密文書
　(2) 特に説明を要する起案文書
　(3) 至急に処理すべき起案文書
　（発信文書の日付）
第２３条　発信文書の日付は，原則として決裁年月日とする。
　（公印の押印等）
第２４条　発信文書には，公印を押印するものとする。
２　公印は，公印規則の定めるところにより，使用するものとする。
３　許可書，承認書，証明書等には，必要に応じて契印するものとする。
　（公印の押印省略）
第２５条　学内文書は，原則として公印の押印を省略するものとする。ただし，法
　的な権利や義務等が伴う文書は除く。
２　学外へ発出する文書は，原則として公印の押印を省略し，原議書の「添付物及
　び施行上の注意」欄に公印省略と明記の上，文書の公印押印箇所に「（公印省略
　）」の文字を記載するものとする。ただし，法令上又は学外機関等から押印を求
　められる文書については，この限りではない。
　（発送）
第２６条　発信文書の発送は，起案課（係）が行う。
　（発送を終えた起案文書の処理）
第２７条　発送を終えた起案文書は，文書担当係において文書件名簿に所定の処理
　を行う。
　（特例）
第２８条　国立大学法人東京学芸大学会計規程（平成16年規程第43号）に定める会
　計機関等が処理する書類については，この規則に基づく文書の処理を行わないも
　のとする。
　（保存）
第２９条　完結した文書（以下「完結文書」という。）は，分類編集して所定の期
　間保存する。
２　完結文書の保存については，別に定める。
　（保存文書の閲覧）
第３０条　完結した文書の閲覧は，保存課（係）の文書担当係の指示に従って行わ
　なければならない。
　（規則の改廃）
第３１条　この規則の改廃は，事務局長を経て学長が定める。

　　　附　則
　この規則は，昭和53年１月１日から施行する。

　　　附　則（平元則１）（抄）
　平成元年１月８日から適用する。

　　　附　則（平元則10）（抄）
　平成元年12月７日から適用する。

　　　附　則（平14則１）（抄）
　平成14年４月１日から適用する。

　　　附　則（平17則５）（抄）
　平成16年４月１日から適用する。

　　　附　則（平17則７）（抄）
　平成17年４月１日から適用する。

　　　附　則（平21則18）（抄）
　平成21年４月１日から適用する。

　　　附　則（平22則14）（抄）
　平成22年４月１日から適用する。

　　　附　則（平23則７）（抄）
　平成23年４月１日から適用する。

　　　附　則（平24則７）（抄）
　平成24年４月１日から適用する。

　　　附　則（平25則２）（抄）
　平成25年１月１日から適用する。

　　　附　則（平25則15）（抄）
　平成25年４月１日から適用する。

　　　附　則（平25則26）（抄）
　平成25年11月１日から適用する。

　　　附　則（平26則５）（抄）
　平成26年４月１日から適用する。

　　　附　則（平28則14）（抄）
　平成27年４月１日から適用する。
  ただし，大学史資料室事務室の部分については平成24年４月１日から適用し，小
学校英語教育担当課の部分については平成27年10月１日から適用する。

　　　附　則（平29則16）（抄）
　平成29年４月１日から適用する。

　　　附　則（平31則３）（抄）
　平成31年４月１日から適用する。

　　　附　則（令２則18）（抄）
　令和２年４月１日から適用する。
　
　　　附　則（令２則24）（抄）
２．国立大学法人東京学芸大学学内文書処理要項（昭和51年１月10日制定）は廃止
　する。
　
　　　附　則（令３則20）（抄）
　令和３年４月１日から適用する。

　　　附　則（令４則15）（抄）
　令和４年４月１日から適用する。

　　　附　則（令４則18）（抄）
　令和４年４月１日から適用する。

　　　附　則（令５則20）（抄）
　令和５年４月１日から適用する。

　　　附　則（令７則１）（抄）
２．国立大学法人東京学芸大学公印の押印省略に関する取扱要項（平成９年３月26日制
　定）は廃止する。

　　　附　則（令８則30）（抄）
　令和８年４月１日から適用する。

別表（PDF形式）

様式第１・様式第２（PDF形式）